PDF Şifreleme

PDF şifreleme ne işe yarar?

PDF şifreleme, bir belgeyi açılış şifresiyle kilitler ve içeriğini yalnızca şifreyi bilen kişilere gösterir. Şifrelenmiş dosya bir e-posta zincirinde, paylaşılan bir klasörde ya da kaybolan bir USB bellekte başkasının eline geçse bile şifre girilmeden okunamaz. Bu sayfadaki araç dosyanıza AES-256 şifreleme uygular ve bunu tamamen tarayıcınızın içinde yapar, yani dosyanız cihazınızdan çıkmaz. PDF şifreleme ücretsizdir, hesap açmanız ya da bir program kurmanız gerekmez.

Açılış şifresi ve izinler: iki ayrı PDF koruma katmanı

Araç iki tür koruma sunar, ikisini birlikte kullanabilirsiniz:

• Açılış şifresi: Belgeyi açmak için gereken şifredir ve asıl korumayı bu sağlar. Şifreyi ayar panelinde iki kez yazarsınız, böylece tek bir tuş hatası yüzünden açamayacağınız bir kopya oluşmaz.
• Yazdırma, kopyalama ve düzenleme izinleri: Belge şifreyle açıldıktan sonra neyin yapılabileceğini belirler. Öğrencilerle paylaştığınız bir ders notunda metin kopyalamayı kapatabilir, bir müşteriye gönderdiğiniz fiyat teklifinin kâğıda basılmasını ya da üzerinde değişiklik yapılmasını kısıtlayabilirsiniz.

İzinler konusunda gerçekçi olmak gerekir. Yazdırma ve kopyalama kısıtlamalarını dosyayı açan PDF okuyucu uygular ve her program bu kurala aynı özenle uymaz. Açılış şifresini bilen biri bu izinleri başka araçlarla kaldırabilir de. Belgenizin gizliliğini güvence altına alan unsur açılış şifresidir. İzinleri ise şifreyi verdiğiniz kişinin belgeyi nasıl kullanacağına dair ek bir sınır olarak düşünün.

PDF şifre koyma hangi belgeler için gerekli?

Kimlik numaranızı, adresinizi, gelirinizi ya da sağlık bilginizi içeren her belge şifrelenmeye değer. Türkiye’de sık karşılaşılan birkaç örnek:

• e-Devlet belgeleri: İşverene ya da danışmana e-postayla gönderdiğiniz SGK hizmet dökümü, adli sicil kaydı veya öğrenci belgesi.
• Maaş bordrosu ve gelir evrakı: Kredi ya da kira başvurusu için topladığınız belgeler. Bankaların hesap ekstrelerini şifreli göndermesinin nedeni de budur.
• Muhasebe ve vergi evrakı: Muhasebecinize ilettiğiniz faturalar, beyanname ekleri ve şirket kayıtları.
• Hukuki yazışmalar: Avukatların müvekkilleriyle paylaştığı dilekçe taslakları ve sözleşme metinleri.
• Okul ve kurum dosyaları: Öğretmenler arasında sınavdan önce paylaşılan sorular ya da insan kaynaklarının aday değerlendirme notları.

Güçlü bir şifre seçin, ayrı bir kanaldan iletin

AES-256 sağlam bir algoritmadır, ancak koruma şifrenizin tahmin edilemez olmasına bağlıdır. Doğum tarihi, T.C. kimlik numaranızın son haneleri ya da 123456 gibi şifreler kolayca denenebilir. En az 12 karakterden oluşan ve harf, rakam, işaret içeren bir şifre seçin. Birkaç ilgisiz kelimeyi yan yana koymak, hem uzun hem akılda kalan bir şifre üretmenin pratik bir yoludur. Belgeyi yurt dışındaki birine gönderecekseniz şifrede ş, ğ ve ı gibi harfler kullanmayın, çünkü karşı tarafın klavyesinde bu harfler bulunmayabilir. Şifre en fazla 127 bayt olabilir; bu sınır İngilizce harflerle 127 karaktere denk gelir, ş, ğ ve ı gibi harfler ise ikişer bayt sayılır. PDF okuyucular daha uzun şifrenin fazlasını kestiği için araç böyle bir şifreyi kabul etmez.

Şifreyi dosyayla aynı e-postaya yazmayın. Belgeyi e-postayla gönderiyorsanız şifreyi SMS ya da telefonla paylaşın. Şifreyi kendiniz için de güvenli bir yere not edin. Şifreniz hiçbir sunucuya gönderilmez ve kaydedilmez, bu yüzden unuttuğunuzda size hatırlatılabilecek bir kopyası yoktur.

E-imzalı, zaten şifreli ve kısıtlamalı dosyalar

• E-imza: Şifreleme, dosyanın iç yapısını baştan yazar. E-imzalı bir PDF eklediğiniz anda ekranda “Bu işlem e-imzayı geçersiz kılar.” uyarısı belirir, dilerseniz yine de devam edebilirsiniz. İmzanın doğrulanacağı bir kuruma şifreli kopyayı değil, imzalı aslını gönderin. e-Devlet, GİB, e-Tebligat veya UYAP’tan gelen imzalı zarfların içindeki PDF tarayıcıda çıkarılır ve bu size bildirilir.
• Zaten şifreli dosya: Açılış şifresi olan bir PDF eklediğinizde önce mevcut şifre sorulur. Yanlış girerseniz bunu açıkça belirten bir mesaj çıkar. Doğru şifreyle açılan belge, sizin yazdığınız yeni şifreyle kaydedilir.
• Düzenleme kısıtlaması: Açılış şifresi olmadığı hâlde değişikliği engelleyen dosyalarda bu kısıtlama otomatik kaldırılır, ardından sizin seçtiğiniz şifre ve izinler uygulanır.

Dosya yüklemeden online PDF şifreleme

Online PDF şifreleme denince çoğu kişinin aklına dosyanın bir siteye yüklenmesi gelir. Bu araçta ise şifrelemeyi yapan açık kaynaklı qpdf motoru tarayıcınızın içinde çalışır. İşlem bitince sonuç ekranında “Bu dosya hiçbir sunucuya yüklenmedi.” notunu görürsünüz. Şifrelenecek bir belge zaten gizli olduğundan bu ayrım önemlidir: belgenin şifresiz hâli yalnızca sizin cihazınızda bulunur. Dosya boyutu için belirlenmiş bir sınır yoktur, çok büyük dosyalarda cihazınızın belleği belirleyicidir.

Şifrelemeyi en sona bırakın

Belge üzerinde başka işlemler yapacaksanız PDF dosyasına şifre koyma adımını sona saklayın. Şifreli bir dosyayı başka bir araca eklediğinizde her seferinde şifre sorulur. Önce evrakı PDF birleştirme ile tek dosyada toplayın, e-posta ek sınırına takılıyorsa PDF küçültme ile boyutunu düşürün, en son şifreleyin. Küçültme ise sunucuda çalışır; belgeniz yalnızca sıkıştırma için sunucuya gider ve işlendikten sonra sunucudan silinir, en geç 1 saat içinde. Şifre, belge açıldıktan sonra alınan ekran görüntülerine karşı koruma sağlamaz. Kendi dosyanızdaki şifreyi kaldırmanız gerektiğinde PDF şifre kaldırma aracı bu işi görür.

Sayfaların üzerine “Gizli” ibaresini ya da alıcının adını yazmak için şifrelemeden önce PDF filigran ekleme aracını kullanabilirsiniz.